VeriFactu para pymes: qué es, plazos y cómo cumplir sin dolor

Respuesta directa: VeriFactu es el sistema con el que Hacienda quiere que todo el software de facturación sea veraz, inalterable y trazable. Nace de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) y su reglamento (Real Decreto 1007/2023). No es una app que tengas que instalar ni un trámite que hagas a mano: es una obligación sobre el programa que emite tus facturas. Si usas software de facturación, ese software tendrá que generar cada factura con una huella digital encadenada (SHA-256), un código QR y un registro que nadie pueda borrar ni alterar sin dejar rastro. Los plazos se han retrasado varias veces y se mueven entre 2026 y 2027 según el tipo de obligado, así que aquí te explicamos qué es, a quién afecta, qué tiene que hacer tu software y cómo cumplir sin llevarte un disgusto. Un aviso de honestidad de entrada: no tomes ninguna fecha de este artículo como definitiva; confirma el plazo vigente para tu caso.

Qué es VeriFactu (y qué no es)

VeriFactu no es un producto que compras: es el conjunto de requisitos legales que debe cumplir cualquier sistema informático de facturación (SIF) en España. La idea de fondo es sencilla: que una factura, una vez emitida, no se pueda modificar ni borrar a escondidas para ocultar ingresos. Para lograrlo, la norma exige que el software garantice integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos, y que por cada factura genere un registro de facturación con su huella digital.

El nombre "VeriFactu" viene de facturas verificables: los sistemas que envían automáticamente cada registro a la Agencia Tributaria se llaman *sistemas VERIFACTU**, y sus facturas llevan la leyenda de que son verificables en la sede electrónica de la AEAT. Los que no envían en tiempo real (modo "no VeriFactu") pueden seguir siendo válidos, pero a cambio deben cumplir requisitos extra de firma electrónica y registro de eventos.

A quién obliga (y a quién no)

La obligación recae sobre empresas y autónomos que emiten facturas usando un programa informático: contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, autónomos en IRPF con actividad económica y otras entidades que facturan con software. Pero hay exclusiones importantes que conviene conocer antes de agobiarse:

- Quien no usa software y factura a mano o en papel no entra en VeriFactu, aunque en la práctica esto es cada vez más raro.

Si emites facturas con un ERP, un TPV, un programa de gestión o incluso una hoja de cálculo con macros, lo más probable es que te aplique.

Qué tiene que hacer tu software de facturación

Aquí está el corazón de la norma. Tu programa de facturación tendrá que cumplir, como mínimo, con esto:

Los dos caminos: VeriFactu o no VeriFactu

La norma deja elegir entre dos modos, y conviene entender el trato:

Para la mayoría de pymes, el modo VeriFactu es el que menos dolor genera.

Plazos: lo que sabemos y por qué no te damos una fecha "definitiva"

Seamos honestos: los plazos de VeriFactu se han retrasado varias veces, y es muy posible que sigan ajustándose. Con la información disponible al escribir esta guía, el calendario se mueve así:

No tomes ninguna de estas fechas como definitiva. Antes de decidir nada, confirma el plazo vigente para tu caso concreto en la sede electrónica de la Agencia Tributaria o con tu asesor fiscal. Lo que sí es seguro y no va a desaparecer es la obligación de que tu software cumpla: eso llega sí o sí; solo se discute el cuándo.

Qué NO tienes que hacer si tu software ya cumple

Buena noticia para muchos: si usas un programa de facturación o un ERP conocido y su fabricante lo adapta a tiempo, tú no tienes que programar nada. Tu trabajo se reduce a tres cosas:

- Confirmar con tu proveedor que su software cumplirá VeriFactu dentro de plazo y que te entregará la declaración responsable.

- Mantener el programa actualizado a la versión que incorpora los cambios.

- No manipular ni "parchear" los registros por tu cuenta.

Dicho de otra forma: VeriFactu no te obliga a cambiar de programa si el que tienes se adapta. El riesgo real aparece cuando usas software antiguo, hecho a medida hace años sin mantenimiento, o herramientas caseras (Excel, plantillas) que nadie va a certificar.

Sanciones por usar software no adecuado

La Ley Antifraude introdujo sanciones específicas (artículo 201 bis de la Ley General Tributaria) que apuntan tanto a quien fabrica el software como a quien lo usa:

Fíjate en el matiz: la sanción por tenencia no exige que hayas defraudado; basta con usar un programa que no cumpla. Por eso la elección del software deja de ser un tema "de informática" y pasa a ser una decisión con consecuencias fiscales directas.

Cómo cumplir sin dolor: tus opciones reales

No hay una única respuesta correcta; depende de con qué facturas hoy. Estas son las cuatro rutas habituales, de menos a más esfuerzo:

Cómo lo resolvemos en SprintMarkt

Si tu problema es "tengo que cumplir VeriFactu y no sé por dónde empezar", lo abordamos por el resultado, no por el catálogo. Hay dos caminos que resolvemos:

¿Por qué confiar en que sabemos manejar registros que no se pueden romper? Porque es lo que ya construimos. En BydZyne levantamos una plataforma multi-tenant que procesa 50.000 transacciones al día: justo el tipo de exigencia de integridad y volumen que pide VeriFactu. Para Derechgo desarrollamos un SaaS + CRM legal con IA sobre más de 25 flujos, donde la trazabilidad del dato es sagrada. Y en ForzAuto montamos catálogo y panel de comerciales integrados. No te vendemos un "sello VeriFactu" que no exista: te decimos con franqueza que la ingeniería de registros trazables, inalterables y de alto volumen es, exactamente, lo que hacemos cada día.

Por dónde empezar esta semana

No hace falta que lo resuelvas todo hoy, pero sí puedes dar tres pasos que te quitan el 80 % de la incertidumbre:

Si de ese repaso sale que tu software no se va a adaptar (o que directamente no tienes uno), hablémoslo. Puedes ver cómo trabajamos el dato y la automatización en nuestro propio CRM comercial con IA, en producción. Y si quieres más contexto sobre sistemas de gestión, te dejamos nuestras guías de ERP para pymes, la comparativa de ERP a medida frente a Odoo o SAP y cuánto cuesta un software a medida. Cuéntanos cómo facturas y te decimos, sin humo, si te toca actuar y cuál es el camino más corto.